はじめに受発注業務におけるミスは、中小企業にとって深刻な課題です。誤発注や納期遅延は、顧客満足度の低下や業務効率の悪化、さらには信頼の損失につながります。特に人手不足や業務の属人化が進む中小企業では、こうしたミスのリスクが高まっています。本記事では、受発注ミスの原因を分析し、具体的な業務改善ステップを提案します。受発注ミスを減らす業務改善ステップ1. 受発注ミスの主な原因とその影響ヒューマンエラーによる入力ミス受注業務で特によくあるミスとして、誤った数量や商品名の入力、納期の誤記入や見落とし、顧客情報の入力ミスなどが挙げられます。これらは、顧客からの注文情報をシステムに入力する際に、作業者のヒューマンエラーによって起こるのが一般的です。特に、手書きの発注書や部門間で発生する転記入力を行う際に、間違った情報で発行してしまうことがあります。このようなミスは、部門間で異なるシステムを使うなど複雑な管理方法であることや、紙や電話、FAXなどのアナログな業務で起こりやすい傾向にあります。アナログな業務フローの弊害FAXや電話、手書きの発注書など、アナログな手段での受発注業務は、記載・転記ミスや確認不足を招きやすく、ミスの温床となります。また、メールやFAXの送付ミスも少なくありません。宛先の入力ミスや選択ミス、情報が古い場合や不正確な連絡先の情報などが原因で起こることが多いです。業務の属人化と情報共有の不足受発注業務が特定の担当者に依存している場合、その担当者の不在や退職が業務の停滞やミスの原因となります。また、部署間での連携が遅く情報共有にタイムラグが起きることも、ミスを引き起こす要因です。特に、担当者一人に業務が集中してしまい、単独で作業を行うことで生じるミスもあります。単独で作業を行うことでミスが見つかりにくくなり、それがさらに他のミスも引き起こしやすくなるという悪循環に陥ることがあります。2. 業務改善ステップ：受発注ミスを減らすための具体的な対策1. 業務フローの可視化と標準化何事もまず現状把握から。受発注業務の全体フローを図式化し、各工程での課題を洗い出します。これにより、非効率な工程や重複したチェック工程、時代遅れになった工程などを特定し、改善の余地を明確にできます。また、業務フローの可視化により、属人化の解消や情報共有の促進にもつながります。このような見える化にはFigmaやmiroなど、オンラインホワイトボードツールをご活用することをお勧めします。Figmaの使い方はこちらの記事でご確認ください！2. BtoB ECサイトの導入による業務効率化と販路拡大BtoB ECサイトの導入は、受発注業務の効率化と販路拡大に寄与します。ECサイトを通じて、24時間365日注文を受け付けることが可能となり、顧客は時間や場所を問わず注文できます。これにより、受注機会の増加や売上アップが期待できます。また、ECサイト上で商品情報や在庫状況を確認できるため、電話やメールでの問い合わせ対応が減少し、業務負荷の軽減にもつながります。ただし、BtoB ECサイトの導入には、既存顧客の協力が必要であり、発注方法の変更や操作方法の習得など、一定のハードルがあります。そのため、まずはFAX-OCRの導入で業務のIT化を進め、顧客との信頼関係を築いた上で、段階的にBtoB ECサイトの導入を検討することが効果的です。BtoB ECの事例（https://marustock.com/）3. FAXのOCRシステム導入によるアナログ業務のデジタル化FAXによる発注書を自動でデータ化し、受注処理業務の大幅な効率化を実現する「FAX-OCRシステム」の導入が効果的です。FAX-OCRの導入は、顧客の発注方法を変更せずにIT化を実現できる点が大きな利点です。そのため、顧客に新たな操作を求めることなく、自社の業務効率を向上させることが可能です。将来的なBtoB ECサイトの導入を検討する際のステップとして、まずはFAX-OCRの導入をおすすめします。4. 属人化の解消受発注業務における属人化は、中小企業が抱える根深い課題の一つです。特定の担当者だけが業務内容を把握している状況では、その人の不在や退職により業務が停滞し、引き継ぎの手間やミスが発生しやすくなります。これを防ぐためには、業務の「チーム化」と「見える化」が重要です。受発注業務を1人の担当者だけで完結させず、複数名で対応できる体制づくりを進めます。例えば、日替わりや週替わりでローテーションを組むことで、誰もが一定レベルの業務スキルを身につけることができます。このような体制は、担当者間での相互チェックやダブルチェックを促進し、ミスの防止にもつながります。まとめ：受発注ミス削減への道筋受発注ミスは、中小企業にとって避けて通れない課題ですが、業務フローの可視化と標準化、チェック体制の強化、ITの活用、業務の属人化解消など、具体的な対策を講じることで、大幅に改善することが可能です。これらの取り組みを通じて、業務効率化と顧客満足度の向上を実現しましょう。特に、FAXのOCRシステムや販売管理システムの導入・更新は、受発注業務のデジタル化と効率化に大きく寄与します。将来的なBtoB ECサイトの導入も視野に入れつつ、まずはFAX-OCRの導入から始めることをおすすめします。卸売業に特化した「アニマルオフィス」なら、アナログデータのデジタル化でミスの低減に貢献できます！私たちが開発したOCR×AIシステム「アニマルオフィス」は、卸売業の受注業務に特化しているため、一般的なシステム導入に必要な「ヒアリング」「導入設計」の工程を省略できます。つまり、テスト運用からすぐにスタート可能。しかも、初期テストは無料でご利用いただけます！あらかじめ卸売業に最適化された設定になっているため、スムーズに受注業務のAI化を始めることができ、時間もコストも大幅に削減できます。これから受注業務の改善に取り組みたい方には、ベストな選択肢です。1. 導入後に必要な手続き・運用体制とは？OCR×AIシステムを導入した後も、安定した運用と効果を最大限に引き出すためには、いくつかの体制づくりと手続きが重要です。運用ルールの整備まず、受注データの確認フローや、万が一システムに認識ミスがあった場合の対応手順など、社内の運用ルールを明確に整備しておくことが必要です。担当者が迷わず対応できる仕組みを作ることで、スムーズな運用が可能になります。担当者の教育・サポート体制システムの基本操作や、トラブル時の初期対応について、担当者向けに簡単な教育やマニュアル整備を行っておくと安心です。また、外部サポート窓口を活用できる場合は、あわせて利用できる体制を整えておきましょう。データ管理・バックアップ受注データは企業にとって重要な資産です。定期的なバックアップや、セキュリティ対策を実施することも忘れてはいけません。クラウド管理システムと連携することで、より安全・効率的なデータ運用が可能になります。システムの継続的なアップデート業務フローや取引先の注文書フォーマットが変更された場合には、OCR×AIシステム側の設定も微調整が必要になることがあります。定期的な運用見直し・システムアップデートを行い、常に最適な運用状態を保つことが大切です。2. 【料金プラン紹介】受注業務をAI化するなら受注業務をAI化するにあたって、コスト面はとても重要なポイントです。「アニマルオフィス」では、中小企業の卸会社にも安心して使ってもらえるプランをご用意しています。◆ 無料プラン月額利用料：¥0（税別）特長：初期費用ゼロ、クレジットカード登録不要、2週間までお試し利用可能初めてOCR×AI受注システムを導入する方におすすめ。まずは費用負担なく、使い勝手を体験いただけます。◆ スタータープラン月額利用料：¥30,000／月（税別）特長：初期費用ゼロ、メンバー数無制限で運用可能、クレジットカード登録で利用可能、登録できる受注金額の合計が年間10億円までの制限があります年間の売上金額が10億円以下であれば、こちらのプランがおすすめです。◆ プロフェッショナルプラン月額利用料：¥100,000／月（税別）特長：初期費用ゼロ、メンバー数無制限で運用可能、クレジットカード登録に加え、請求書払いも可能（※事前に審査があります）、API利用可能受注件数が多い企業におすすめの使い放題プランとなっています。すべてのプランで、年間契約によるディスカウントもございます。詳細はこちらよりご確認ください！https://animal-office.jp/detailed_planアニマルオフィスで受注・発注業務をAI自動化でDXを推進しよう！受注・発注業務は、企業の売上に直結する最重要プロセスです。だからこそ、ミスや遅延を防ぎ、スピーディーかつ正確に処理する体制を整えることが、これからの企業成長に不可欠です。2025年現在、労働人口の減少、働き方改革、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進など、企業を取り巻く環境は大きく変化しています。こうした中で、OCR×AIシステムによる受注業務の自動化は、単なる業務改善ではなく、企業の競争力を高める戦略的な取り組みとなっています。特に、卸売業に特化した「アニマルオフィス」なら、初期コストをかけずに、今すぐテスト運用をスタートできるため、リスクなくAI化への第一歩を踏み出せます。業務効率化だけでなく、売上機会の最大化、人材リソースの有効活用、さらには全社的なDX推進へとつながる、受注・発注業務のAI化。この機会に、あなたの会社でも導入を検討してみてはいかがでしょうか？まずは無料プランで、「アニマルオフィス」の効果を体験してみてください！お申し込みはこちらから！