はじめにFAXによる受注・発注業務は、今なお多くの企業で利用され続けています。一方で、手作業による入力ミスや業務負担の増大、処理遅延など、従来のFAX運用にはさまざまな課題がつきまといます。2025年現在、これらの課題に対して有効な解決策として注目されているのが、「OCR×AIシステム」を活用した受注業務の自動化です。AI技術の進化により、FAX文書を正確に読み取り、データ化し、システム連携までをスムーズに行うことが可能になりました。「FAX受注を効率化したい」「受発注業務を根本から見直したい」と考えている方は、ぜひ最後までご覧ください。FAX受注をOCR×AIシステムで劇的に改善する方法1. FAX受注業務に潜む課題とは？現在も、多くの企業では受注業務にFAXが利用されています。しかし、FAX受注には、さまざまな課題が潜んでいます。特に、以下のような問題が発生しやすくなります。・手作業による入力ミス・担当者の業務負担増大・繁忙期における受注処理の遅延・紙書類の管理・保存にかかるコスト・データ化の遅れによる売上機会の損失これらの課題を放置すると、たとえば「取引先からの信頼低下」や「業務全体の効率悪化」といった、重大なリスクにつながりかねません。企業の成長や競争力維持のためにも、FAX受注業務の見直しや改善が急務となっています。2. 受注・発注業務をAIで自動化する仕組みとは？今では、OCR（光学文字認識）技術とAI解析を組み合わせることで、FAXで届いた注文書の内容を自動で読み取り、データ入力まで行えるシステムが登場しています。OCR（Optical Character Recognition）とは、紙に書かれた文字や印刷された文字をスキャンして、コンピューターが読めるデータに変換する技術のことです。これにAIの解析機能を組み合わせることで、より正確に、しかも素早くデータ化できるようになりました。これまでのように、「注文書を目で確認する → パソコンに手入力する → 入力内容を再確認する」といった手間のかかる作業は必要ありません。AIなら、注文書を受信してから、わずか数秒〜数分でデータ化まで完了します。人手をかけずに、正確かつスピーディーに受注処理ができるため、業務効率が大きく向上します。3. なぜ今、受注・発注業務のAI自動化が求められているのか？近年、労働人口の減少や働き方改革、そしてDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れにより、企業の業務体制は大きな変革を迫られています。このような時代背景の中で、「受注・発注業務の自動化」は単なる業務効率化ではなく、企業が競争力を維持・向上させるための“戦略的な必須課題”になりつつあります。受注・発注業務は、売上に直結する重要なプロセスです。この部分に手作業や属人化によるボトルネックが存在すると、以下のようなビジネス全体に深刻な影響を及ぼしかねません。・処理スピードの遅れによる売上機会の損失ミスによる取引先からの信頼低下担当者の負担増による人材流出リスク単なる「コスト削減」ではなく、売上拡大と企業成長を支える重要な武器として、受注・発注業務の自動化・AI化が今、求められているのです。4. FAX受注をOCR×AIで自動化するメリットFAX受注業務にOCR×AIシステムを導入することで、次のような大きなメリットが得られます。入力ミスを防止できる手作業による入力ミスを防ぎ、正確なデータ処理が可能になります。取引先との信頼関係もより強固になります。作業スピードが劇的に向上する注文書を受信してから数秒〜数分でデータ化できるため、これまで数時間かかっていた作業が大幅に短縮されます。人件費を削減できる入力や確認作業にかかっていた人手を他の業務に振り向けることができ、結果として人件費削減にもつながります。ペーパーレス化によるコスト削減FAXの紙管理や保存スペースが不要になり、印刷コストや保管コストも削減できます。環境負荷の軽減にも貢献します。受注データをリアルタイムで活用できるデータ化された受注情報をすぐに他システムと連携できるため、在庫管理や出荷手配など、次の業務プロセスもスムーズに進めることができます。これらのメリットにより、単に受注業務を効率化するだけでなく、全社的な業務効率化とコスト削減を同時に実現することが可能になります。5. OCR受注システム導入の手順一般的なOCR×AIシステムの導入は、以下のよう流れになります。受注業務フローのヒアリング まずは、現在の受注・発注業務の流れや課題を詳しくヒアリングします。これにより、最適なシステム設計の土台を作ります。OCR・AIシステムの導入設計 ヒアリング内容をもとに、業務にフィットしたOCR×AIシステムを設計・準備します。注文書のフォーマットに応じた最適な認識設定もここで行います。テスト運用・フィードバック 本番前にテスト運用を実施し、実際の運用環境での動作確認を行います。必要に応じて微調整を行い、よりスムーズな運用を目指します。本番運用スタート テスト完了後、いよいよ本格的な運用を開始します。運用初期はサポート体制を整え、安心して業務を移行できるよう支援します。通常、この一連の流れは2週間から1ヶ月程度かかります。卸売業に特化した「アニマルオフィス」なら、さらに早くスタートできます！私たちが開発したOCR×AIシステム「アニマルオフィス」は、卸売業の受注業務に特化しているため、一般的なシステム導入に必要な「ヒアリング」「導入設計」の工程を省略できます。つまり、テスト運用からすぐにスタート可能。しかも、初期テストは無料でご利用いただけます！あらかじめ卸売業に最適化された設定になっているため、スムーズに受注業務のAI化を始めることができ、時間もコストも大幅に削減できます。これから受注業務の改善に取り組みたい方には、ベストな選択肢です。1. 導入後に必要な手続き・運用体制とは？OCR×AIシステムを導入した後も、安定した運用と効果を最大限に引き出すためには、いくつかの体制づくりと手続きが重要です。運用ルールの整備まず、受注データの確認フローや、万が一システムに認識ミスがあった場合の対応手順など、社内の運用ルールを明確に整備しておくことが必要です。担当者が迷わず対応できる仕組みを作ることで、スムーズな運用が可能になります。担当者の教育・サポート体制システムの基本操作や、トラブル時の初期対応について、担当者向けに簡単な教育やマニュアル整備を行っておくと安心です。また、外部サポート窓口を活用できる場合は、あわせて利用できる体制を整えておきましょう。データ管理・バックアップ受注データは企業にとって重要な資産です。定期的なバックアップや、セキュリティ対策を実施することも忘れてはいけません。クラウド管理システムと連携することで、より安全・効率的なデータ運用が可能になります。システムの継続的なアップデート業務フローや取引先の注文書フォーマットが変更された場合には、OCR×AIシステム側の設定も微調整が必要になることがあります。定期的な運用見直し・システムアップデートを行い、常に最適な運用状態を保つことが大切です。2. 【料金プラン紹介】受注業務をAI化するなら受注業務をAI化するにあたって、コスト面はとても重要なポイントです。「アニマルオフィス」では、中小企業の卸会社にも安心して使ってもらえるプランをご用意しています。◆ 無料プラン月額利用料：¥0（税別）従量課金：¥0特長：初期費用ゼロ、クレジットカード登録不要、受注明細30件まで無料で利用可能初めてOCR×AI受注システムを導入する方におすすめ。まずは費用負担なく、使い勝手を体験いただけます。◆ ミニマムプラン月額利用料：¥980／月（税別）従量課金：¥35／受注明細（税別）特長：コスパ重視、メンバー数無制限で運用可能受注量はそれほど多くないが、定期的に運用したい企業にぴったり。小規模〜中規模のチームにおすすめです。◆ プロフェッショナルプラン月額利用料：¥19,800／月（税別）従量課金：¥25／受注明細（税別）特長：大量受注対応、請求書払いも可能（※審査あり）受注件数が多い企業や、将来的な受注拡大を見据えた運用に最適。効率よく、かつコストを抑えた運用が可能です。まとめ：アニマルオフィス受注で受注業務DXを推進しよう！受注・発注業務は、企業の売上に直結する最重要プロセスです。だからこそ、ミスや遅延を防ぎ、スピーディーかつ正確に処理する体制を整えることが、これからの企業成長に不可欠です。2025年現在、労働人口の減少、働き方改革、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進など、企業を取り巻く環境は大きく変化しています。こうした中で、OCR×AIシステムによる受注業務の自動化は、単なる業務改善ではなく、企業の競争力を高める戦略的な取り組みとなっています。特に、卸売業に特化した「アニマルオフィス受注」なら、初期コストをかけずに、今すぐテスト運用をスタートできるため、リスクなくAI化への第一歩を踏み出せます。業務効率化だけでなく、売上機会の最大化、人材リソースの有効活用、さらには全社的なDX推進へとつながる、受注・発注業務のAI化。この機会に、あなたの会社でも導入を検討してみてはいかがでしょうか？まずは無料プランで、「アニマルオフィス」の効果を体験してみてください！