アニマルオフィスで1日3時間の受注作業がゼロに！将来的にはバックオフィス業務全体を担う可能性も

スマート農業と6次産業化を推進する株式会社コネクトアラウンド様。日々30社への受注メール対応に1日3〜4時間を費やし、属人的なバックオフィス業務に課題を抱えていました。担当者の産休を機にアニマルオフィスの導入を決断。受注業務を引き継いだ但野様にお話を伺いました。

抱えていた課題

導入前は、毎日の受注業務をすべて手作業で行っていました。取引先約30社へ一件ずつメールで受注確認を送り、返信内容をExcelに転記するという作業に、1日2〜3時間、確認作業も含めると3〜4時間を費やしていました。さらに、売上管理はExcelで担当者ごとにシートを分けて運用しており、経営者が全体を俯瞰するには複数ファイルを横断して確認する必要がありました。属人的な業務が積み重なり、担当者の負荷は限界に達していました。

アニマルオフィスで解決しようとしたこと

最も解決したかったのは、受注業務の自動化と一元管理です。毎日のメールによる受注確認をフォームに置き換え、手入力の転記作業をなくすこと。そして、担当者ごと・部門ごと・取引先ごとに分散していたExcel管理をアニマルオフィス上で統合し、経営者がリアルタイムで売上状況を把握できる環境を構築することを目指しました。また、受注データに基づく請求書・納品書の発行、出荷日ベースでの売上集計、さらには将来的な在庫管理やピッキング業務のデジタル化まで見据え、バックオフィス業務全体をアニマルオフィスに集約していく構想でした。

導入にまつわるエピソード

導入のきっかけは、受注業務を担当していたスタッフの産休が決まったことでした。それまで一人で30社分の受注メール対応をこなしていた前任者が退職し、引き継いだ担当者も「毎日同じ文面のメールを手打ちで送り続けるのは人がやるべき仕事ではない」と声を上げたことが転機に。約1ヶ月半の選定期間を経てアニマルオフィスに決定しました。決め手は「パッケージなのにここまでカスタマイズしてくれるのか」という柔軟性と、コストパフォーマンスの高さ。代表の浅井氏も「見やすくていいね」と評価し、社内の抵抗感はほとんどありませんでした。

導入した成果

定量面： 受注業務にかかっていた時間が劇的に削減されました。担当者一人あたり週5〜6時間、月間約24時間の削減。もう一人の担当者分も合わせると、月間約50時間もの業務時間を創出できました。

定性面： 手入力に起因する転記ミスやなどもなくなり、業務品質が大幅に向上。Excelのピボットテーブルのような集計機能により、日付別・取引先別・部門別の売上分析がワンクリックで可能に。担当者ごとにデフォルトの絞り込みが設定できるため、各自が必要な情報だけを効率的に確認できるようになりました。「産休に入っても受注業務が回る」体制が整ったことは、組織としての大きな安心材料です。

今後期待すること

まずは在庫管理と棚卸し機能の本格稼働を楽しみにしています。武蔵新城の店舗在庫と受注データが連動すれば、発注量の自動計算が可能になり、現場の属人的な判断を減らせます。お客様からの商品評価やフィードバックを受け取れる仕組みがあれば、営業活動だけでは拾いきれない「お弁当の感想」などの声を集約でき、商品改善やプロアクティブな販売施策に活かせます。DXを通じて日々の作業から解放された時間を、本来やるべき効率化や売上向上の戦略立案に充てていきたいと考えています。

企業概要

株式会社コネクトアラウンド
2022年4月、東証プライム上場企業・株式会社クリーク・アンド・リバー社の100％子会社として設立。「農業を通して、人の能力を発掘し開花させ、人と社会の幸せのために貢献する」という理念のもと、農産物の生産・加工・販売、レンタルワークスペースの運営、飲食業、ブランディング・プロモーションを手がける。本社は東京都港区新橋、事業所は神奈川県川崎市武蔵新城に構え、福島県大熊町では復興再生拠点における6次化スマート農業事業にも取り組む。

企業の特徴

AIやIoT、最新の水耕栽培技術を活用した「スマート農業」を駆使し、無農薬リーフ野菜の工場栽培から加工・販売、農家カフェの運営まで、農業の6次産業化をワンストップで実現している。また、ダイバーシティ＆インクルージョンを重視し、障がい者雇用の促進や地域雇用の創出にも積極的に取り組み、事業成長と社会貢献を両立。親会社クリーク・アンド・リバー社の知見を活かしたブランディング力も大きな武器となっている。

代表的な商品・サービス

主力事業「Fun Eat Makers」は、企業の農業参入を総合的に支援するソリューション。武蔵新城の拠点では無農薬レタスやトマトなどの水耕栽培を行い、道の駅をはじめとする取引先への卸売のほか、日替わり弁当・冷凍弁当の製造・配達、結婚式対応を含むケータリングまで幅広く展開。福島県大熊町では復興支援を兼ねたスマート農業事業を推進している。「様々な人が農業に関わり（つくる）、美味しくて体によい食（たべる）を通じて、たくさんの人とつながる（であう）」というコンセプトのもと、食を通じた地域活性化に貢献する。